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Por quanto tempo devem ser guardados os Comprovantes de pagamento? Água, luz, telefone, aluguel, tributos, plano de saúde, mensalidade escolar. A lista de contas a pagar no mês é extensa. E a quantidade de papel gerado também. Além dos boletos, tem ainda os comprovantes de pagamento, que devem ser guardados sempre juntos. Saber quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo ajuda a manter a organização domiciliar. O tema é assunto do contéudo especial produzido pela Biblioteca Virtual do Governo do Estado de São Paulo no mês de maio. Clique e Consulte a Biblioteca Virtual. Até o dia 31 deste mês, as empresas prestadoras de serviço, públicos ou privados, devem enviar aos clientes e consumidores os comprovantes de quitação anual, referente a 2011. A Lei Federal nº 12.007, de 2009, obriga as empresas a emitirem e encaminharem essa declaração de quitação aos seus clientes. Fornecedores de água, energia elétrica, telefonia, TV por assinatura, internet, operadoras de cartão de crédito, empresas de planos de saúde e/ou odontológicos, escolas, entre outros serviços contínuos, devem seguir essa regra. O documento deve informar os valores pagos de janeiro a dezembro do ano passado, ou, a partir do mês que o consumidor adquiriu o serviço. Também precisa constar a informação de que este documento substitui, para a comprovação das obrigações do consumidor, as quitações dos faturamentos mensais dos débitos do ano a que se refere e dos anos anteriores, conforme diz a legislação. Segundo a Fundação Procon-SP, só tem direito a receber esse comprovante quem estiver em dia com os pagamentos e não possuir nenhum débito com a empresa. Caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados. Caso não receba o seu comprovante, entre em contato com o seu fornecedor de serviços, de preferência por escrito, e solicite sua entrega. Se mesmo assim ele não o fizer, procure o Procon de sua cidade ou a agência reguladora do setor e faça uma reclamação. Em último caso, você poderá entrar com uma ação judicial - através do Juizado Especial Civil, Ministério Público ou até mesmo pela Defensoria Pública - pleiteando a entrega do recibo anual. Fique atento ao boleto ou fatura do mês de maio. Muitas empresas optam por incluir o relatório de débitos nele, em vez de enviar uma carta a parte. Lembre que os recibos e faturas do ano corrente devem ser mantidos até o mês de maio do ano que vem. Organize a documentação Cada tipo de comprovante tem um tempo mais adequado (ou obrigatório) para ser mantido e é importante conhecer esses prazos. É sempre bom guardar as faturas ou as declarações anuais até a data de prescrição das dívidas, para fins de prevenção. Veja, a seguir, os prazos indicados para manter a guarda de documentos: Por 5 anos - Tributos municipais, estaduais e federais; Por 3 anos - Aluguel. Por 1 ano - Seguros em geral (a proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência); Casos específicos Bens duráveis (eletroeletrônicos, eletrodomésticos, automóveis, etc.): as notas fiscais devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto, a partir da sua aquisição. Alguns recomendam que se guarde até o final da garantia, mas ainda assim é melhor manter os recibos, pois existe a possibilidade de haver defeitos que não são de fácil constatação (como um defeito no freio, no caso de um veículo), os chamados “vícios ocultos”. A mesma regra também vale para os certificados de garantia. Financiamento de imóveis e carros: até o fim do processo de quitação, com a transferência do bem para o nome do comprador ou do registro da escritura. Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo. Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado (sem dívidas). Condomínios: declarações de quitação de pagamento devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 (dez) anos. Informações complementares sobre aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo - consumidor e uma empresa/administradora. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constitui relação de consumo). Convênio médico: proposta e contrato por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos referentes, no mínimo, aos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação. Do Portal do Governo do Estado
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